Nouveaux formats d'organiser des événements

Il avait depuis longtemps envie d'écrire un article sur comment les changements dans l'environnement technologique affecte l'organisation de manifestations et de conférences. Premièrement, parce que c'est quelque chose qui fait partie des activités régulières de l'entreprise où je travaille, IE Business School, et deuxièmement parce que j'ai eu l'occasion de vivre l'organisation de nombreux événements de tout type, taille et l'état à partir de perspectives très différentes: comme un assistant, en tant que rapporteur pour avis, en tant que sponsor et organisateur. Et troisièmement, parce que je vois de nombreux changements intéressants dans la façon dont ces événements en direct sont soulevés aujourd'hui, les changements qui peuvent conduire à l'optimisation de la même du point de vue de chacun.

Bien sûr, je n'écris pas traité toute organisation d'événements, c'est pourquoi il ya des spécialistes intellectuels, ni se référer à tout type d'événement. Les commentaires qui suivent se réfèrent principalement à mon expérience dans le genre d'événements que je fréquentent habituellement, en se concentrant sur les questions liées à la technologie et son impact. Cependant, je pense que beaucoup de tendances je discute va être constituée, avec le temps et la diffusion des technologies à d'autres événements thématiques.

Il est intéressant d'examiner ce que-l ' «ère de liens hypertextes permanents, les raisons pour organiser un événement en direct ou pour assister à un. Dans la plupart des cas, les raisons pour le public portent sur la "mise en réseau: échange de discussions avec les orateurs et les participants dans un environnement réel et au-delà de ce que permet déjà la relation virtuelle. De toute évidence, il ya aussi des raisons liées au contenu, ou avec des besoins tels que la reconnaissance, d'identité et d'appartenance. Pour les organisateurs, les raisons vont de l'aspect purement économique à l'importance ou l'incidence, les questions que mai également reliés entre eux de différentes manières: la propension à payer pour les participants et les commanditaires mai dépendra largement de l'importance de l'événement, et non la qualité du contenu uniquement.

Laissez-nous évaluer les facteurs impliqués, en particulier ceux qui sont passés de ne pas exister ou être aujourd'hui purement anecdotique d'une importance cruciale dans la réussite de l'événement:

• WiFi: fondamentale, et pourtant l'une des questions qui obtient généralement moins d'attention de l'organisation lors d'événements comme «classique». Le réseau doit être disponible, le libre accès à l'aise et, surtout, être bien mesurée. Ceci est la première règle de l'hospitalité en tout cas: l'assistant veut être présent en elle, mais qui ne comprend pas complètement déconnecter tout. Le WiFi permet également le développement d'autres activités qui donnent lieu à un événement réussi, dont un blogue en direct, transfert de photos, ou l'utilisation de Twitter, qui étendent la portée de l'événement au delà du point de réaliser le même .
• Seat Design qui permet, au moins dans certaines zones, l'utilisation d'un ordinateur portable confortablement. Cela inclut, bien sûr, la disponibilité des prises de courant électriques en nombre suffisant répartis dans la salle.
• Emission vidéo: Encore une fois, si l'événement vise à score élevé sur la pertinence, il convient de noter qu'aujourd'hui, les conférences ne sont pas seulement produites dans la pièce où vous prendre physiquement lieu. Dans certains des événements que j'ai assisté récemment, il n'y avait plus de gens en continu dans la salle, et ces personnes pourraient également interagir avec les conférenciers et avec le public grâce à des outils différents. Bien sûr, cela mai impact du modèle d'entreprise et exige une approche du sujet qui fait sens, mais à de nombreuses conférences peut être une clé. L'Emission vidéo doit avoir un opérateur de caméra, qui peut se concentrer sur qui donne et qui pose des questions de l'auditoire, et avec une bande passante suffisante pour accueillir un nombre attendu d'adeptes.
• Canal montant: l'une des innovations les plus importantes sans aucun doute le nouveau format, un côté affichage d'exposer tout ce que les participants veulent dire, si les participants dans la salle ou à distance via Emission vidéo. Il existe de nombreuses façons de le faire, mais la plus commune étant récents Twitter: création d'un hashtag pour l'événement (une étiquette qui ne dispose pas de nombreuses apparitions sur les moteurs de recherche, comme l'acronyme de l'événement suivi par l'année de célébration, ou une variante qu'ils soient aussi claires et intuitives que possible), délivré dans des endroits bien en vue dans la chambre et sur le site Web de l'événement, «si vous voulez écrire sur l'événement, télécharger des photos ou participer à la backchannel, utiliser l'étiquette« ABCD09 " ou "si vous voulez participer, envoyez vos mises à jour de @ ABCD". Pour moi, cette seconde méthode semble plus «sûre» parce qu'elle permet un certain degré d'exclure des personnes qui comprennent les commentaires pris d'importuner ou incorrect, mais en tout cas, il est important de considérer que l'organisation croit savoir que le backchannel ne fonctionne pas entièrement à vos risques et périls , et parfois les situations peuvent être momentanément inconfortable. Lorsque l'on travaille correctement, dans les interactions backchannel se produire avec les conférenciers intéressants et modérateurs: Les orateurs qui suppriment leur séquence de répondre aux questions ou à faire une remarque drôle, des applaudissements et des murmures de la salle, etc., En indiquant les cas où une beaucoup plus grande bidirectionnelle composante .
• Des badges ou des ID: comme il explique Matt Cutts, les badges doivent être grandes, avec le nom en caractères d'au moins la 7e et imprimées sur les deux côtés. Le logo et le titre de la conférence sur les petites (nous savons où nous sommes et pas le temps de la publicité), et le rôle de la personne (assistant, rapporteur pour avis, l'organisation, etc.) En un peu et avec un code de couleur. Si le côté social de la manifestation a un rôle central, doivent être fournis: Si vous voyez une personne vient vers vous, vous devez voir votre nom, d'un geste discret, laissez vos yeux dans l'effort.
• Domaine social: dans un domaine parallèle, salle de séjour avec possibilité de collation - gratuites ou pas - et avec quelques tableaux et / ou canapés pour les invités de s'asseoir et de parler, organiser une réunion, etc. De préférence, un écran doit donner la possibilité de voir ou entendre ce qui se passe dans le salon principal de l'avoir pour référence ou pour donner la possibilité de suivre à partir de là.
• Équipements pour les orateurs: il n'y a rien de plus pathétique pour aller à un événement pour voir un haut-parleur, et qu'il trouve que les choses ne fonctionnent pas comme il le voulait. L'organisation doit être en mesure d'accueillir toutes les exigences des intervenants: l'utilisation de votre ordinateur personnel ou de l'organisation, PC ou Mac, type de microphone, souris sans fil, disponible étape dans la raison, et ainsi de suite. Il est préférable d'insérer une pause de dix minutes pour mettre le scénario d'avoir un rapporteur inconfortable, qui n'est pas utilisé pour exposer une certaine façon. Coordination avec les haut-parleurs avant l'événement est crucial. Si le rapporteur est la partie fondamentale de l'événement, devrait recevoir une attention suffisante: avoir un contact, où il est présent pour résoudre les problèmes de dernière minute, les plans d'urgence, etc.
• L'attitude des participants actifs: toute l'assemblée ne peut pas inutile, si l'attitude de ceux qui donnent le ton de la scène n'est pas adéquate. Dès la première fois - en fait, la première impression est particulièrement important - ce qui vient de la scène doit être planifiée avec soin pour offrir une invitation à la bidirectionnalité: les enceintes doivent réserver du temps pour des questions, ou même prendre des cours de la conversation si souhait. La table ronde ne devrait pas être une succession de présentations de chaque participant, tables rondes, mais réel. Les modérateurs assumer un rôle, parce qu'ils sont sélectionnés non pas par qui ils sont, mais dans quelle mesure ils sont prêts à modérée: de bonnes questions, bien préparé, sensible au contexte, avec la correction appropriée, mais la dureté nécessaire, et l'attitude des voulez recueillir la participation du public, mais ce qui n'est pas coupé.

Certes, je questions oublier, et je suis heureux d'écouter. Mais je pense que comme un début, pas mal, et donne une idée de la façon dont la technologie change notre façon de faire les choses, dans ce cas, les événements en direct. Si les événements de plus en plus d'avoir de telles caractéristiques, je pense vraiment fonctionnera beaucoup mieux et aussi plus rentable pour toutes les parties concernées: les participants, organisateurs, des orateurs et des sponsors.